Possiamo sostituire la carta con il digitale, ma non possiamo rinunciare all'archivio aziendale.
Oggi i documenti cartacei che una volta circolavano solo tramite posta ci arrivano a destinazione direttamente in formato digitale: e-mail di corrispondenza, e-fatture, estratti conti bancari online, manuali d'istruzione in pdf, presentazioni Power Point, ecc.
Si sono ridotti certamente i costi di spedizione e di consumo della carta, ma ci troviamo veramente meglio in questa giungla di files e cartelle e siti web e dischi esterni di backup e infinite password da ricordare?
Ordine, pulizia e immediatezza sono la base del successo in ogni campo, anche nella vita privata.
Possiamo sostituire la carta con il digitale, ma non possiamo rinunciare all'archivio aziendale. Tutti questi documenti ci servono: sono lo strumento quotidiano del nostro lavoro e la chiave per il successo dell’azienda. Nella documentazione l'azienda possiede il suo completo know-how. E quindi cosa facciamo? Se possiamo risparmiare sul consumo di carta, toner ed energia, non ha senso mantenere un'archiviazione dei documenti di tipo tradizionale, riempiendo le cantine di scatoloni e raccoglitori. Quindi perché non digitalizziamo tutto e non impostiamo un archivio digitale?
Fra le varie soluzioni presenti sul mercato noi abbiamo scelto DocuWare già nel 1999 e siamo lieti di rappresentare questo prodotto in qualità di Gold Partner.
Come passiamo dalla creazione di un documento al suo trasferimento nel raccoglitore digitale?
I documenti vengono costantemente creati, inoltrati, ricevuti, controllati, condivisi, catalogati, organizzati, archiviati, ricercati.Solo per la vendita di un prodotto inviamo almeno un'e-mail di contatto, un'offerta, la documentazione sul prodotto, la bolla di consegna e la fattura.
Il sistema di gestione documentale (DMS) DocuWare, raggruppa tutti i documenti provenienti da vari contenitori (server, archivio cartaceo, hard disk) e li archivia in un unico raccoglitore elettronico centralizzato e strutturato.
Si possono impostare dei processi che consentono di archiviare automaticamente il documento, ad esempio le email vengono catalogate direttamente per “mittente, destinatario e oggetto” oltre a mantenere attiva l'opzione full text per la ricerca di contenuti specifici.
Per archiviare i file cartacei basta scansirli con uno scanner o copiatrice integrati con DocuWare. Durante la scansione la funzione di riconoscimento testi (OCR) rende il testo leggibile e al documento vengono assegnate delle voci di ricerca. Anche i codici a barre vengono riconosciuti automaticamente. Ad operazione terminata il file è trasferito direttamente nel pool centrale di DocuWare, con due vantaggi:
- Il vostro cliente assiste ad un miglioramento del servizio grazie alla rapidità di risposta
- La ditta risparmia tempo e denaro e migliora il flusso di lavoro interno: i documenti rimangono sempre a disposizione per la consultazione, le procedure diventano trasparenti, i processi aziendali più brevi, la fatturazione più rapida, il personale è motivato grazie alla semplificazione delle procedure, la qualità dei dati migliora e quindi si riducono gli errori.
Perché abbiamo scelto DocuWare?
- Esiste dal 1988 e, oltre a vantare un'esperienza decennale, garantisce ai propri clienti una continuità del prodotto e un costante sviluppo delle soluzioni software
- DocuWare è dotato di un potente sistema di archiviazione elettronica - pensato per tutti i settori - che raggruppa in un pool centrale tutti i documenti dell'azienda.
- Dispone di un server SQL integrato, la connessione a Oracle e ad altri database.
- È disponibile in 16 lingue
- È disponibile in tre edizioni server
- È disponibile anche tramite il cloud computing
- Mette a disposizione degli utenti una serie di moduli di espansione che permettono di adattare il sistema in qualsiasi momento in base alle esigenze personali
- Offre un servizio di eLearning online e pubblica costantemente video illustrativi
- Mantiene informati gli utenti tramite la rivista e la newsletter
- Offre corsi di formazione per il personale
Quali sono i vantaggi di DocuWare?
- È integrabile con qualsiasi software di contabilità o altra applicazione ed è partner del software SAP da 12 anni.
- Garantisce un accesso a tutti i documenti 24 ore al giorno via intranet, terminal server e web tramite cloud computing
- L'archiviazione automatica parziale o completa di qualsiasi documento
- La rapidità di accesso e di recupero delle informazioni
- Recupera facilmente i dati indipendentemente dal formato di file e dalla loro origine
- Ottimizza i flussi di lavoro
- Riduce lo spazio di archiviazione
- Protegge i documenti da allagamenti o incendi (grazie a copie di backup esterne)
- È conforme ai requisiti legali per la conservazione dei documenti
- Archivia le e-mail in modo da alleggerire il server e non sovraccaricare la mailbox
- Consente l'accesso a documenti riservati solo agli utenti autorizzati
- Aiuta a ridurre i costi e i consumi di carta e toner
- Migliora le relazioni con i clienti, fornitori, collaboratori
- Consente la ricerca tramite i campi associati a ciascun documento o la ricerca full-text con “parole chiavi”
- Permette i riferimenti incrociati tra documenti
- Semplifica la gestione dello stato del documento, delle sue versioni e delle revisioni (bozza, completo, annullato, eliminato, revisionato, archiviato)
- Aumenta la velocità nello svolgimento delle attività d’ufficio e quindi la produttività
